4. Bevindingen

4.1 Wet- en regelgeving

4.1.1 Inleiding

Ten behoeve van het toetsingskader hebben wij de regelgeving geïnventariseerd. De inventarisatie bevat de relevante wet- en regelgeving vanuit het Rijk, voorzover zij van toepassing is op het college, alsmede de regelgeving en besluitvorming die het college zelf of de gemeenteraad heeft afgevaardigd en die richting geeft aan het functioneren van de leden van het college ten aanzien van het doen van uitgaven en het gebruik maken van gemeentelijke faciliteiten. Hierna spreken wij kortweg over 'de regelgeving'. De inventarisatie beperkt zich tot de regelgeving die van toepassing was in de onderzoeksperiode van 1 januari 1986 tot en met 30 juni 1999 en is als bijlage 1 bijgevoegd.

Binnen de stadhuisorganisatie bestaat geen systematische registratie van vroegere regelgeving ten aanzien van uitgaven van het college of de gebruikmaking van gemeentelijke faciliteiten door het college. Daar het onderzoek zich over meerdere collegeperioden uitstrekte en alleen de actuele regelgeving systematisch beschikbaar was, hebben wij de nodige aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. Hoewel wij geen aanwijzingen hebben dat wij relevante regelgeving in het onderzoek hebben gemist, past een voorbehoud ten aanzien van de volledigheid van de uitgevoerde inventarisatie. Ons is gemeld dat het ontbreken van de registratie van regelgeving mede veroorzaakt is door het in het begin van de jaren negentig voltrokken omvormingsproces van secretarie naar Bestuursdienst: van 17 secretarie-afdelingen naar het Bureau Gemeentesecretaris, vier vakdirecties (Algemene Bestuurszaken, Stedelijke Ontwikkeling en Beheer, Sociaal Economische Zaken en Sociale en Culturele Zaken), twee middelendirecties (Financiën en Personeel & Organisatie) en twee stafafdelingen (Juridische Zaken en Managementondersteuning). De stafafdeling Juridische Zaken is later de directie Juridische Zaken geworden en de stafafdeling Managementondersteuning is omgevormd tot de Directie Bedrijfsvoering.

4.1.2 Algemeen beeld ten aanzien van de regelgeving

Ten aanzien van de regelgeving valt een ontwikkeling waar te nemen die ongeveer parallel loopt aan de verschillende collegeperioden. Hieronder wordt per collegeperiode aangegeven in welk stadium de regelgeving ten aanzien van het doen van uitgaven en het gebruik van gemeentelijke faciliteiten door collegeleden zich bevonden. Opgemerkt wordt dat de besluiten van het college ten aanzien van het declareren van onkosten en het gebruik maken van gemeentelijke faciliteiten voornamelijk opgenomen zijn in de geheime notulen van de collegevergaderingen.

4.1.2.1 1986 - maart 1990

Onderzoek naar regelgeving in deze periode levert het beeld op dat er binnen de gemeente Rotterdam in de jaren tachtig niet tot nauwelijks regelgeving op schrift was ten aanzien van het declareren van uitgaven en gebruikmaking van gemeentelijke faciliteiten door het college. Ten aanzien van dienstreizen waren wel regels geformuleerd voor ambtenaren, waarvan onduidelijk is of deze tevens golden voor collegeleden. In de praktijk werden deze regels wel ten behoeve van collegeleden analoog toegepast. Verschillende collegeleden uit deze periode hebben verklaard bij hun aantreden geen informatie over de regels rondom declaraties en het gebruik van gemeentelijke faciliteiten te hebben verkregen.

4.1.2.2 April 1990 - maart 1994

Begin jaren negentig is binnen het stadhuis discussie geweest rondom de regelgeving over de uitgaven van het college en de gebruikmaking van de gemeentelijke faciliteiten door het college. Mede aanleiding tot deze discussie vormden het Besluit Regels Kostenvergoeding Wethouders uitgegeven door het Rijk op 26 augustus 1992, waarin het voornemen wordt besproken om een onkostenvergoeding ten behoeve van wethouders in te voeren, alsmede een aantal vragen van de COR in 1993 over de uitgaven van het college in 1991 (naar aanleiding van opmerkingen van de AdR in het kader van de door haar gevoerde controle over 1991).

Als resultaat van deze discussie is de regelgeving over de uitgaven en gebruikmaking van gemeentelijke faciliteiten op papier gezet. Op 3 mei 1991 zijn de huisregels (regels over het gebruik maken van gemeentelijke faciliteiten) schriftelijk vastgelegd via een collegebesluit. In 1994 zijn tevens de regels met betrekking tot reizen nader uitgewerkt en zijn er regels ten aanzien van het doen van declaraties geformuleerd. Een essentieel punt is dat op 21 januari 1994 het college het voorstel, dat bij het declareren van onkosten en creditcarduitgaven de functionaliteit van de uitgave moet worden vermeld, niet heeft ingevoerd. Wel dienden de onderliggende documenten vanaf die tijd bij het indienen van declaraties te worden overlegd. In de vergadering van de COR en de Commissie voor Algemeen Bestuurlijke Zaken en Regelgeving (hierna Commissie ABZ) op 23 c.q. 24 maart 1994 is de regeling inzake reis-, verblijf- en representatiekosten aan de orde geweest, doch de discussie aldaar heeft binnen de desbetreffende commissies niet geleid tot een voorstel tot wijziging op dit punt. In dit kader verwijzen wij naar het collegebesluit van 26 maart 1993, waarin is bepaald dat het geen ambtelijke taak is de doelmatigheid van de bestuurlijke uitgaven en declaraties te toetsen. In de management letter Bestuursdienst 1992 wordt door de AdR aangegeven dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitgaven, die ten laste komen van de kostenplaats Bestuursdienst, bij de gemeentesecretaris ligt. In een brief van de gemeentesecretaris van 29 maart 1993 aan de COR wordt bovenstaande door de gemeentesecretaris uitgelegd in die zin dat deze het niet tot zijn verantwoordelijkheid rekent representatieve bestedingen van het onderdeel Bestuur inhoudelijk te toetsen. De gemeentesecretaris diende deze uitgaven ook niet te mede-paraferen.

Het college geeft in haar vergadering van 21 januari 1994 "het belang aan van de aanwezigheid van een ambtelijke signaalfunctie daar waar het gaat om vragen die bijvoorbeeld bij de GAD (nu de AdR) zouden kunnen rijzen bij het toetsen van de bestuurlijke bestedingen". De "ambtelijke signaalfunctie" die in het besluit wordt genoemd, wordt niet opgevat als een materiële toetsing van de bestuurlijke bestedingen. Het gaat om vragen achteraf (bijvoorbeeld door de AdR) en het fungeren als intermediair tussen het ambtelijk apparaat en de collegeleden wanneer het de uitgaven van collegeleden betreft.

4.1.2.3 April 1994 - juni 1999

Het college heeft op 24 april 1998 de zogenoemde 'functionaliteitseis' ingevoerd: de functionaliteit van een uitgave dient aangegeven te worden op de documenten (factuur, bon, kopieslip). In hetzelfde jaar is de regelgeving ten aanzien van de uitgaven en de gebruikmaking van gemeentelijke faciliteiten in het Handboek Wethouder neergelegd. Vanaf het moment dat de uitgaven door vermelding van de functionaliteit beter te controleren waren, vindt er nog incidenteel discussie plaats over de toepassingspraktijk van de regelgeving.

4.1.3 Inschakelen van adviseurs

Ons is gemeld dat gedurende de gehele onderzoeksperiode het aan de individuele leden van het college is overgelaten op welke wijze adviseurs worden ingehuurd. Er dient altijd vooraf een agendapost gemaakt te worden. Thans is een protocol voor het inhuren van derden bij de directie P&O in voorbereiding.

4.1.4 Inschakelen van ondersteunend gemeentepersoneel 'buitenshuis'

Op 3 mei 1991 heeft het college ten aanzien van de inzet van ondersteunend gemeentepersoneel buiten de gemeentelijke huisvesting besloten dat dit uitsluitend mogelijk is bij tevoren aangemelde recepties en bijeenkomsten. Het college heeft het ambtelijk voorstel dat hiervoor instemming is vereist van het hoofd van Externe Betrekkingen of het hoofd team Faciliteiten, Directie Bedrijfsvoering, afgewezen.

Het college heeft in april 1994 bepaald dat wethouders onder enkele randvoorwaarden (zie hiervoor paragraaf 2.3.1 van bijlage 1) de vrijheid hebben over te gaan tot een aanstelling van bestuursassistenten.

4.1.5 Reis- en verblijfkosten

4.1.5.1 Woon-werkverkeer

Tot 1993 bestond er voor wethouders een vaste vergoeding voor het gebruik van de eigen auto. Met de inwerkingtreding per 1 januari 1993 van de verordening Onkostenvergoeding Wethouders, zie paragraaf 4.1.6, is deze vergoeding vervallen. Regelingen vanuit het Rijk zijn niet van toepassing op de collegeleden in Rotterdam, aangezien deze regelingen slechts vergoedingen toekennen wanneer de reisafstand voor woon-werkverkeer meer dan tien kilometer bedraagt; het woon-werkverkeer van de meeste collegeleden van Rotterdam valt binnen de tienkilometergrens. De burgemeester heeft bij gebruik van eigen vervoer buiten de gemeente recht op een vergoeding per kilometer. De beide burgemeesters hebben echter gedurende de onderzoeksperiode altijd gebruik gemaakt van de dienstauto.

4.1.5.2 Dienstreizen

Over de regels met betrekking tot dienstreizen zijn in de onderzoeksperiode op een aantal momenten collegebesluiten genomen. Zo heeft het college op 7 januari 1986 onder andere voor ambtenaren het volgende bepaald:

* Intercontinentale reizen dienen vooraf en per geval aan het college ter goedkeuring te worden voorgelegd.

* Van intercontinentale reizen vindt achteraf verslag plaats over het doel, de kosten en het aantal deelnemers in het jaarverslag en de jaarrekening. De directeur van de AdR en de directeur Financiën zijn belast met het toezien op naleving van deze procedure.

* De dagvergoeding voor verblijfkosten (logies, maaltijden en verteringen) bedraagt maximaal f 200, welk bedrag kan worden overschreden voor 'dure' landen (bijvoorbeeld V.S. en Japan). De vergoeding wordt uitgekeerd op basis van ingediende nota's.

* De zakgeldregeling is inmiddels afgeschaft (ook voor bestuurders).

* In het algemeen dient de goedkoopste mogelijkheid van vervoer te worden gekozen. Dit houdt in:

*  voor reizen binnen Europa wordt gebruikgemaakt van eigen vervoer, trein of vliegtuig (economy class);

*  voor reizen buiten Europa wordt business class gevlogen, tenzij protocollaire gronden c.q. sociale redenen (bijvoorbeeld de reisgewoonten van de rest van het gezelschap) first class vliegen rechtvaardigen.

Er bestaat onduidelijkheid of de richtlijnen ook betrekking hebben op het college. In de agendapost wordt onder meer gepreludeerd op afzonderlijke richtlijnen ten aanzien van delegatiereizen voor het nieuwe college, die zoveel mogelijk aansluiten op deze richtlijnen. In de praktijk wordt, ook voor bestuurders, deze richtlijn gevolgd. Dit geldt voorzover wij hebben kunnen waarnemen overigens niet voor de dagvergoeding van f 200.

In de verordening Onkostenvergoeding Wethouders, geldend vanaf 1 januari 1993, wordt bepaald dat wethouders de reis- en verblijfkosten van dienstreizen volledig vergoed krijgen.

Op 21 januari 1994 besluit het college ten aanzien van dienstreizen als volgt:

* "Europese reizen van bestuurders dienen te worden gemeld bij de burgemeester. Vanzelfsprekend is het daarnaast gewenst om - niet als verantwoording, doch als collegiale informatieverstrekking - de reis in het college te melden indien aangenomen mag worden, dat voor de reis mogelijkerwijs belangstelling van de overige collegeleden bestaat. Intercontinentale reizen van bestuurders dienen altijd middels een agendapost (via de ABZ-agenda) langs de burgemeester (advies) en het college (besluit) te worden gebracht. De besluiten ter zake worden door de directie ABZ ter kennis gebracht van SMO/PenF " (nu directie Bedrijfsvoering, team Financiën).

* "De recente interpretatie van het begrip delegatiereizen, inhoudende dat economisch getinte buitenlandse reizen van bestuurders, alsmede de reizen gemaakt in het belang van de haven, met delegatiereizen worden gelijkgesteld, wordt bevestigd."

* "In daartoe geëigende gevallen zal de burgemeester zich op reizen kunnen doen vergezellen van zijn partner. Dit geldt in bijzondere gevallen evenzeer voor de overige collegeleden. Zulks ware te vermelden in de agendapost. Dit betreft ook het al dan niet eerste klas vliegen. De burgemeester adviseert daarbij, het college beslist. Conform de bestendige gedragslijn vliegt de burgemeester in de regel eerste klas, vanwege sociale en/of protocollaire redenen."

* De tarieflijst van het Rijksreisbesluit acht het college niet praktisch hanteerbaar als referentiekader voor bestuurlijke uitgaven.

In bovenstaand besluit wordt voortgeborduurd op het besluit van 7 januari 1986. Er wordt dus niet afwijkend besloten. De COR en de Commissie ABZ hebben de voorgestelde regelgeving inzake reis-, verblijf- en representatiekosten in hun vergadering van 23 c.q. 24 maart 1994 besproken. Daarbij werden de volgende kanttekeningen geplaatst. De COR en Commissie ABZ menen dat melding van Europese reizen dient te geschieden aan het college en dat de samenstelling van de delegaties voor commissiereizen aan de betreffende commissie dient te worden voorgelegd. Ook menen de commissies dat de tarieflijst van het Rijksreisbesluit buitenland ook voor bestuurders primair als toetsingskader moet worden gehanteerd. De commissies beseffen daarbij dat gemotiveerde afwijkingen van dit toetsingskader in de praktijk voor kunnen komen.

Vanaf 21 januari 1994 bestaat er geen consistentie met betrekking tot het melden van Europese reizen in het college. Zoals reeds hierboven aangegeven, besloot het college op 21 januari 1994 dat Europese reizen gemeld dienden te worden in het college waarbij collegiale informatieverstrekking als reden werd opgevoerd. De COR en de Commissie ABZ bevelen, zoals vermeld, aan om Europese reizen van bestuurders, dus ook van de burgemeester, in het college te melden. Op 29 april 1994 besloot het college dat alle reizen langs de burgemeester (en dus niet langs het gehele college) geleid moeten worden. Dit druist niet in tegen het besluit van 21 januari van dat jaar, aangezien de melding in het college geen goedkeuring, maar informatieverstrekking inhield. Op 7 maart 1995 wordt echter in het college bepaald dat, afgezien van kleine afstanden, alle reizen in het college gemeld dienen te worden. Op 28 oktober 1997 besluit het college overeenkomstig 21 januari 1994 dat collegeleden Europese reizen dienen te melden in het college als collegiale informatieverstrekking.

Op 15 januari 1999 wordt door het college besloten dat de burgemeester vanaf dat moment niet first class zal reizen.

4.1.5.3 Commissiereizen

Tot 5 maart 1991 was er voor elke commissie een bepaald budget beschikbaar om aan één reis per raadsperiode te besteden. De invulling van de reis wordt in die tijd aan de commissie zelf overgelaten.

Op 5 maart 1991 besluit het college dat commissies meerdere reizen per raadsperiode mogen maken en het taakstellend budget wordt vastgesteld op f 50.000 per raadscommissie per raadsperiode. Tevens dient er toestemming te worden gevraagd voor het reisplan en de begroting aan het college. Op 18 augustus 1995 besluit het college dat er een vast bedrag van f 7.750 per commissielid per raadsperiode wordt ingevoerd. Dit in verband met het feit dat niet elke commissie evenveel leden bevat. Op 13 juni 1997 wordt door het college weer één reis per raadsperiode ingevoerd. Op 18 november 1997 wordt dit echter weer losgelaten door het college. Op 24 april 1998 besluit het college dat op intercontinentale reizen door raadscommissies economy class gevlogen dient te worden. Op 3 juli 1998 besluit het college dat binnenlandse commissiereizen niet meer via een agendapost bij het college hoeven te worden aangemeld.

4.1.6 Het declareren van onkosten

De burgemeester heeft de gehele onderzoeksperiode een onkostenvergoeding voor telefoon en representatie genoten ten bedrage van 10% van het voor de burgemeester geldende bezoldiging met inachtneming van een bepaald maximum. Volgens een brief van de staatssecretaris van het ministerie van Financiën van 20 juni 1991 is deze ambtstoelage, behalve voor telefoon, een vergoeding voor de volgende kosten:

* "uitgaven in verband met zakelijke ontvangsten thuis;

* representatiekosten;

* giften in de hoedanigheid van burgemeester;

* uitgaven voor literatuur;

* kosten van symposia e.d.;

* contributies voor aan de functie gebonden verenigingen en verbanden."

Andere uitgaven, gedaan in het kader van het burgemeestersambt, konden apart gedeclareerd worden.

Wethouders konden tot 1 januari 1993 hun onkosten, gedaan in het kader van het wethoudersambt, ten laste van de gemeente declareren. Tevens kregen zij tot 1 januari 1993 een vaste vergoeding voor het gebruik van de eigen auto.

Met de inwerkingtreding van de verordening Onkostenvergoeding Wethouders, vastgesteld door de raad op 7 april 1994 en met terugwerkende kracht per 1 januari 1993 in werking getreden, is de mogelijkheid om onkosten te declareren voor wethouders beperkt. Vanaf dat moment krijgen de wethouders een vaste onkostenvergoeding. Uit deze onkostenvergoeding dienen volgens de Nota van Toelichting bij het Besluit Regels Kostenvergoeding Wethouders van het Rijk de volgende kosten betaald te worden:

* "cursussen, seminars, symposia en congressen;

* excursies inclusief verblijfkosten;

* vakliteratuur;

* vereniging van raadsleden;

* afschrijving van tekstverwerker met toebehorende faxapparatuur, andere technische middelen (excl. telefoon);

* zakelijke telefoonkosten (uitsluitend gesprekskosten);

* portokosten en fotokopieën;

* bijdrage in de kosten van fractieassistent/fractieweekend/vergaderkosten fractie/secretariaat van de fractie;

* representatiekosten (b.v. attenties bij recepties)."

Verder is in de verordening Onkostenvergoeding Wethouders bepaald dat, behoudens woon-werkverkeer, de reis- en verblijfkosten van dienstreizen volledig vergoed worden. In de verordening Onkostenvergoeding Wethouders is bepaald dat het college regels stelt ten behoeve van de wijze waarop de declaraties ten aanzien van dienstreizen worden ingediend. Ons is gemeld dat hiervoor het declaratieformulier werd gebruikt.

Op 19 juli 1994 heeft het college, op basis van een notitie Vaste onkostenvergoeding van de directeur Financiën/Hoofd SMO (nu hoofd Financiën, directie Bedrijfsvoering), als volgt besloten: "via de college-agenda geregelde deelneming door een bestuurder aan een buitenlandse congres c.a. wordt door de gemeente niet gezien als vallend onder de vaste vergoeding; dit is in principe de enige uitzondering waar het gaat om het verstrekken van additionele vergoedingen". In dit B&W-besluit interpreteert het college de verordening Onkostenvergoeding Wethouders anders dan zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 7 april 1994. Deze verordening is namelijk gebaseerd op het Besluit Regels Kostenvergoeding Wethouders van 26 augustus 1992 van het Rijk waarin is opgenomen dat congressen en dergelijke betaald moeten worden van de vaste onkostenvergoeding. Het besluit maakt geen onderscheid tussen binnen- of buitenlandse congressen en dergelijke.

Op 28 oktober 1997 beslist het college ten aanzien van de verordening Onkostenvergoeding Wethouders als volgt: "Op basis van de verordening Onkostenvergoeding Wethouders ontvangen wethouders jaarlijks een vaste onkostenvergoeding voor 'algemene kosten', zoals o.a. vakliteratuur, vereniging van raadsleden, bijdrage in de fractiekosten en kleine representatie-uitgaven (o.a. attenties bij recepties). Dit betekent dat wethouders persoonsgebonden uitgaven die derhalve niet een overwegend zakelijk/gemeentelijk belang dienen niet kunnen declareren. Voor het declareren van overige uitgaven met een representatief karakter geldt in de dagelijkse uitvoeringspraktijk dat deze uitgaven alleen in aanmerking komen om te declareren als er een functionele aanleiding is (bijvoorbeeld bij uitgaven ten behoeve van maaltijden buiten de deur, deelname aan congressen, seminars en representatie)." Dit besluit strookt niet geheel met bovengenoemd rijksbesluit, waarin is bepaald dat uitgaven ten behoeve van congressen, seminars en representatie uit de vaste onkostenvergoeding voldaan dienen te worden.

4.1.7 Gebruik van gemeentelijke creditcards

De gemeentelijke creditcard kan worden gebruikt om uitgaven te doen in het kader van het burgemeesters- c.q. wethoudersambt. Tot het collegebesluit van 21 januari 1994 heeft de mogelijkheid bestaan om te declareren "in goed vertrouwen", dat wil zeggen zonder dat de bonnen overlegd hoefden te worden of de functionaliteit van de uitgave vermeld diende te worden. In bovenstaand collegebesluit is bepaald dat vanaf dat moment alle facturen, bonnen en dergelijke tezamen met de kopieslip, ingeleverd dienden te worden bij het team Financiën van de directie Bedrijfsvoering (toen nog Stafafdeling Managementondersteuning, Personeel en Financiën). Ons is gemeld dat over het algemeen een declaratieformulier werd ingevuld, waaraan de bonnen toegevoegd werden. Tevens werd in dat collegebesluit bepaald dat de functionele aanleiding van de besteding niet opgegeven hoefde te worden. Het kwam het college namelijk voor dat "niet vanuit een sfeer van georganiseerd wantrouwen dient te worden geopereerd en dat er in principe van uitgegaan moet worden, dat portefeuillehouders bij aanwending van gemeentelijke creditcards c.a. altijd een functionele aanleiding hebben. Overigens staat het de collegeleden uiteraard vrij wel de functionele aanleiding te vermelden."

De directeur van de directie Bedrijfsvoering neemt de declaraties in ontvangst. Voor de gehele onderzoeksperiode gold dat wanneer de directeur vragen had of bepaalde uitgaven ten dienste van de gemeente of privé waren gedaan, hij zelf de wethouder daarover aansprak. Betrof het de afrekening van een voorschot aan de burgemeester, dan diende bij gerezen vragen het hoofd SMO vanaf september 1993 de gemeentesecretaris te benaderen (hetgeen in een enkel geval ook is geschied). Dit omdat de burgemeester had aangegeven het niet op prijs te stellen wanneer hij rechtstreeks door een lagere ambtenaar werd aangesproken op de afrekening van verleende voorschotten.

In de vergadering van 24 april 1998 besluit het college dat: "in het vervolg aan de kopieslip bijbehorende rekeningen worden gehecht en daarop de functionele aanleiding zijdens het collegelid zal worden vermeld (het gebruik van een declaratieformulier wordt met die afspraak niet noodzakelijk geoordeeld)."

4.1.8 Geschenken en uitnodigingen

Tot het collegebesluit van 3 mei 1991 hebben er voor het geven van geschenken geen geschreven, maar ongeschreven interne procedures bestaan. Ons is medegedeeld dat tot die tijd in het algemeen geschenken uit de voorraad van de gemeente gegeven werden. In bijzondere gevallen zou men hiervan af kunnen wijken, waarbij het college besliste als het om een substantieel bedrag ging. Op 3 mei 1991 besluit het college de uitvoering van het beleid te delegeren aan het hoofd van de afdeling Externe Betrekkingen. Het college geeft bij dit besluit aan dat door het bestuur en de directies gepast en slechts met een aantoonbaar functioneel doel, gebruik dient te worden gemaakt van gemeentelijke geschenken.

Ons is gemeld dat ten aanzien van het ontvangen van geschenken de gehele onderzoeksperiode de ongeschreven regel zou gelden dat, indien een geschenk gegeven wordt in het kader van de ambtsuitoefening, het geschenk toebehoort aan de gemeente en aldaar wordt tentoongesteld of opgeslagen. Het zou aan het oordeel van het collegelid zijn om uit te maken of een geschenk privé of in het kader van het ambt wordt gegeven.

Voor het doen van uitnodigingen voor recepties en evenementen is ons gemeld dat de gehele onderzoeksperiode in de praktijk gegroeide richtlijnen hebben gegolden, die niet op schrift staan.

Voor het accepteren van uitnodigingen wordt gedurende de onderzoeksperiode de functionaliteit van de uitnodiging beoordeeld. Gaat het om uitnodigingen van bedrijven dan geldt de algemene gedragslijn dat collegeleden in beginsel geen uitnodigingen aanvaarden voor het op kosten van bedrijven bijwonen van (buitenlandse) evenementen, bedrijfsbezoeken en dergelijke. Dit om potentiële belangenconflicten te voorkomen. Uitzonderingen hierop zijn, mits gemeld bij het college, mogelijk. Kosten die verbonden zijn aan geaccepteerde uitnodigingen komen voor rekening van de gemeente.

4.1.9 B&W-potje

Op 13 september 1974 besluit het college inkomsten, die zij verkrijgen uit nevenactiviteiten uitgeoefend in het kader van hun ambt, te doen storten op een girorekening van de gemeenteontvanger met als omschrijving "b. en w. rekening". Het saldo op deze girorekening wordt ook wel het B&W-potje genoemd. Voor uitgaven ten laste van het B&W-potje is tot 1994 geen toestemming vereist van de gemeenteraad.

Vanaf 1 januari 1994 is het volgens de nieuwe Gemeentewet niet langer toegestaan dat de burgemeester en wethouders inkomsten ten eigen bate ontvangen voor het uitoefenen van nevenfuncties, die zij vervullen uit hoofde van hun ambt. Dit ongeacht of de inkomsten betaald worden door een gemeentelijke Dienst of door een derde. Vóór 1 januari 1994 mochten burgemeester en wethouders alleen inkomsten uit nevenfuncties behouden, die niet betaald werden door een gemeentelijke Dienst. Bovengenoemde wetswijziging hanteert een nieuw criterium: nevenfuncties in het kader van de ambtsuitoefening. Een en ander houdt in dat na 1994 burgemeester en wethouders de inkomsten mogen behouden die zij niet in het kader van het ambt uitoefenen. Verrichten zij nevenfuncties uit hoofde van hun ambt, dan dienen de inkomsten daarvan in de gemeentekas terecht te komen. In de gemeente Rotterdam is besloten om hiervoor het B&W-potje te blijven gebruiken. Vooruitlopend op bovengenoemde wetswijziging heeft het college op 23 november 1993 besloten aan de gemeenteraad voor te stellen het B&W-potje onder de zeggenschap van de gemeenteraad te brengen, waarna de gemeenteraad de zeggenschap over het B&W-potje vervolgens delegeert aan het college. De Commissie ABZ stemt namens de gemeenteraad met dit voorstel in op 16 december 1993. Vanaf 1994 legt het college door middel van een overzicht van inkomsten en uitgaven verantwoording af aan de Commissie ABZ. Vanaf dat moment zijn de nevenfuncties tevens openbaar.

Voor een omschrijving welke nevenfuncties de burgemeester en wethouders niet mogen vervullen gedurende hun ambtstermijn wordt verwezen naar hoofdstuk 7 van bijlage 1.

4.1.10 Burgemeestersfonds

Naast het B&W-potje bestaat er het zogenoemde Burgemeestersfonds. Ten aanzien van dit fonds is ons medegedeeld dat er geen schriftelijke regelgeving aanwezig is.

4.1.11 Faciliteiten van de gemeente

4.1.11.1 Gebruik van dienstauto's c.q. taxi's

Uit onze inventarisatie is niet gebleken dat er in de periode vóór mei 1991 een schriftelijke regeling aanwezig is geweest. Op 3 mei 1991 heeft het college besloten dat het vervoer per dienstauto (of taxi) slechts voor zakelijk gebruik is toegestaan. Tevens is op dat moment de bestaande ongeschreven regeling ten aanzien van dienstautogebruik bevestigd.

Ons is gemeld dat deze regeling het volgende inhield en nog steeds inhoudt:

* "De wagens staan overdag ter beschikking van collegeleden en de gemeentesecretaris.

* Inzet voor directeuren en diensthoofden is mogelijk bij een groter aanbod dan de vraag.

* Dit is eveneens mogelijk voor medewerkers van het kabinet/representatiekeuken, mits voortvloeiend uit representatieve verplichtingen van B&W.

* In de avond staan de dienstauto's alleen ter beschikking van B&W en de gemeentesecretaris of in opdracht van dezen van gasten c.q. raadsleden."

Ons is medegedeeld dat gedurende de onderzoeksperiode in de praktijk de regel gold dat men een taxi nam wanneer er geen dienstauto aanwezig was.

Er bestaat in de regelgeving geen duidelijkheid of woon-werkverkeer onder 'zakelijk gebruik' valt. In de praktijk wordt voor woon-werkverkeer regelmatig gebruik gemaakt van dienstauto's c.q. taxi's.

4.1.11.2 Maaltijden en representatiekeuken

Op 3 mei 1991 heeft het college besloten dat maaltijden door de representatiekeuken verstrekt kunnen worden:

* "ten behoeve van een lid van het college, indien dit beroepshalve gasten dient te ontvangen;

* in geval van een officiële ontvangst waarbij een of meer collegeleden als gastheer aanwezig zijn."

Tevens is in deze vergadering besloten dat collegeleden, die daaraan behoefte hebben in verband met overwerk, een maaltijd geserveerd krijgen.

Uit onze inventarisatie is niet gebleken dat er in de periode voor dit besluit een schriftelijke regeling aanwezig was. Ten aanzien van het gebruik van alcohol is ons gemeld dat voor mei 1991 de richtlijn heeft gegolden dat alcohol alleen op bestelling door een lid van het college (in beperkte mate) en na kantoortijd ter beschikking kon worden gesteld. Op 3 mei 1991 heeft het college besloten dat alcohol niet voor 17.00 uur genuttigd mag worden. Uitzonderingen zijn ontvangsten met officiële inslag en recepties, maar daar zal het assortiment tot 17.00 uur overwegend non-alcoholisch dienen te bevatten. Na 17.00 uur is het de leden van het college toegestaan ook alcoholhoudende dranken te doen schenken voor hun gasten. Voor ambtenaren geldt dat er geen alcohol voor 17.00 uur mag worden genuttigd.

Ten aanzien van maaltijden die gebruikt worden buiten het stadhuis is ons gemeld dat de ongeschreven norm heeft gegolden dat maaltijden alleen ten laste van de gemeente kunnen komen indien zij functioneel zijn. De functionaliteit zou ter beoordeling aan het collegelid zelf zijn. Er kon dus 'in goed vertrouwen' gedeclareerd worden. Het college heeft in zijn vergadering van 3 mei 1991 deze norm bevestigd. In de praktijk worden maaltijden in restaurants met de creditcard van de gemeente betaald of wordt de rekening naar het stadhuis gestuurd.

4.1.11.3 Communicatiemiddelen

Ten aanzien van het gebruik van communicatiemiddelen binnen het stadhuis is ons gemeld dat gedurende de gehele onderzoeksperiode door de collegeleden gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten aldaar. Voor het bestellen van communicatiemiddelen bestaan interne procedures en het bellen naar 06-nummers en het buitenland is door technische hulpmiddelen gelimiteerd.

Voor het gebruik van communicatiemiddelen buiten het stadhuis geldt voor de wethouders dat zij vanaf 1 januari 1993 kosten voor communicatiemiddelen uit hun onkostenvergoeding moeten voldoen. Uit onze inventarisatie is niet gebleken dat er voor deze periode een regeling aanwezig was. De burgemeesters hebben gedurende de gehele onderzoeksperiode een vergoeding voor telefoonkosten genoten.

4.1.11.4 Woonruimte

Ten aanzien van het gebruik maken van een ambtswoning bestaat binnen de gemeente Rotterdam de regel dat het aan de gemeenteraad is om te bepalen of de burgemeester gebruik mag maken van een ambtswoning. Sinds het begin van de jaren zeventig wordt er binnen de gemeente Rotterdam geen gebruikgemaakt van een ambtswoning door de burgemeester.

In de Gemeentewet is de bepaling opgenomen dat de burgemeester binnen de grenzen van de gemeente woonachtig is. Gedeputeerde Staten tot 1991 en nadien de Commissaris van de Koningin, kan de burgemeester ontheffing verlenen indien het belang van de gemeente zich daartegen niet verzet. De mening van de gemeenteraad hieromtrent wordt in voorkomende gevallen gevraagd.

4.1.11.4 Faciliteiten Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam

Ons is gemeld dat voor de inzet van de vaartuigen in beheer bij het Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam (hierna: GHR) binnen de afdeling Externe Relaties van het GHR duidelijke richtlijnen bestaan. Deze richtlijnen zijn echter niet formeel vastgelegd. De vaartuigen zouden aan de collegeleden voor zakelijk gebruik ter beschikking worden gesteld. De kosten voor catering worden aan de kostenplaats Bestuur doorberekend. Wanneer een collegelid gebruik wil maken van een vaartuig, dan zou dit via de afdeling Kabinetszaken geregeld dienen te worden.